Interne Kommunikation: 5 Stolperfallen – und wie Sie sie konkret vermeiden

2.12.2025 – Gute interne Kommunikation ist kein „Nice-to-have“, sondern Voraussetzung dafür, dass ein Unternehmen als Einheit funktioniert. Wo Informationen fehlen, unklar sind oder an den Menschen vorbeigehen, entstehen Reibung, Doppelarbeit und Frust.

Die folgenden fünf Stolperfallen begegnen uns in der Praxis besonders häufig – inklusive konkreter Hinweise, wie Sie sie umgehen.

1. Unklare Botschaften & fehlende Struktur

Problem:
Informationen werden unstrukturiert, zu lang oder voller Fachjargon verschickt. Mitarbeitende wissen nicht, was wichtig ist, was sie tun sollen – und was nur „zum Wissen“ dient.

Typische Situation:
Eine Führungskraft verschickt eine E-Mail mit mehreren Themenblöcken auf einmal. Es ist nicht ersichtlich, welche Punkte dringend sind, wer zuständig ist und bis wann etwas erledigt sein soll.

So machen Sie es besser:
Eine Kernbotschaft pro Nachricht: Was ist die eine Sache, die alle verstehen und mitnehmen sollen?

Klare Struktur: Einstieg (Worum geht es?), Hauptteil (Was ist neu?), Abschluss (Was heißt das für mich?).

Konkrete Aufgaben: Zuständigkeiten, Deadlines und erwartetes Ergebnis benennen („Wer macht was bis wann?“).

Sprache entkomplizieren: Fachbegriffe nur dort verwenden, wo nötig – und ggf. kurz erklären.

2. Einwegkommunikation statt echter Dialog

Problem:
Informationen werden „von oben“ gesendet – Rückkanäle fehlen oder werden nicht ernst genommen. Die Belegschaft fühlt sich nicht eingebunden, Hinweise von vorne verlieren sich.

Typische Situation:
Das Management verschickt regelmäßig Newsletter, fragt aber nie nach Rückmeldungen und reagiert nicht sichtbar auf Kritik oder Vorschläge.

So machen Sie es besser:

Feedback-Räume schaffen: Q&A-Sessions nach wichtigen Ankündigungen, Sprechstunden, offene Foren.

Rückfragen ausdrücklich einladen: In jeder wichtigen Botschaft klarmachen, wo und wie Rückfragen gestellt werden können.

Antworten sichtbar machen: Häufige Fragen und Antworten (FAQ) im Intranet veröffentlichen – das zeigt: Feedback bewirkt etwas.

Führungskräfte in die Pflicht nehmen: Dialog ist Führungsaufgabe, nicht „Nice-to-have“ der Kommunikation.

3. Zu seltene oder unregelmäßige Kommunikation

Problem:
Wenn längere Zeit gar nichts kommuniziert wird, füllen Gerüchte und Vermutungen die Lücken. Unsicherheit und Vertrauensverlust sind die Folge.

Typische Situation:
Wichtige Veränderungen (z. B. Reorganisation, Standortwechsel) werden erst kurz vor der Umsetzung angekündigt. Mitarbeitende fühlen sich überfahren.

So machen Sie es besser:

Kommunikationsfahrpläne erstellen: Z. B. wöchentliche Kurzupdates, monatliche Townhalls, fixe Jour-Fixe mit relevanten Zielgruppen.

Frühzeitig kommunizieren – auch wenn noch nicht alles fix ist: Besser ehrlich sagen „Wir wissen noch nicht alles, aber das ist der Stand“, als schweigen.

Klare Ansprechpersonen definieren: Wer beantwortet Fragen zu welchem Thema? Diese Personen namentlich nennen.

Wiederholung einplanen: Wichtige Botschaften mehrmals, über mehrere Kanäle bringen – nicht auf „eine E-Mail“ vertrauen.

4. Falsche oder zu viele Kanäle

Problem:
Informationen versanden im überfüllten Posteingang oder werden in ungeeigneten Kanälen geteilt. Wichtige Themen werden übersehen oder missverstanden.

Typische Situation:
Eine komplexe Strategieänderung wird ausschließlich per E-Mail erklärt – ohne Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Rückmeldungen zu geben.

So machen Sie es besser:

Kanal nach Komplexität wählen.

Komplexe oder sensible Themen: persönlich, in Meetings oder per Videocall mit Q&A.

Einfache Statusinfos und Erinnerungen: E-Mail, Intranet, Collaboration-Tools.

Kanäle klar definieren: Welche Art von Informationen wird wo kommuniziert (z. B. „Strategie-Themen in Townhalls, operative Infos im Team-Chat“)?

Kanal-Hygiene pflegen: Verteiler regelmäßig bereinigen, unnötige CCs vermeiden, klare Betreffzeilen nutzen („[WICHTIG bis 15.4.]…“).

Nicht alles an alle: Zielgruppenbezogen versenden, um Informationsflut zu vermeiden.

5. Keine Anpassung an Zielgruppen

Problem:
Eine Botschaft wird für alle gleich formuliert – unabhängig von Rolle, Vorwissen oder Bedarf. Dadurch wirkt die Information entweder zu technisch, zu abstrakt oder schlicht irrelevant.

Typische Situation:
Detailreiche technische Änderungen gehen eins zu eins an alle Mitarbeitenden – auch an jene, die damit nichts zu tun haben. Viele steigen aus.

So machen Sie es besser:

Zielgruppen definieren: Wer muss entscheiden? Wer muss umsetzen? Wer muss nur informiert sein?

Botschaften zuschneiden: Für jede Gruppe den Nutzen und die Auswirkungen klar benennen („Was ändert sich für mich konkret?“).

Sprache und Detailtiefe anpassen: Management braucht andere Informationen als die IT, Vertrieb andere als Produktion.

Testlauf einplanen: Wichtige Botschaften vorab mit einer kleinen Gruppe durchgehen – verstehen die Personen, was gemeint ist?

Weitere häufige Stolperfallen

Neben den fünf genannten Fehlern begegnen uns in der Praxis auch immer wieder:

Fehlende Verantwortung: Niemand fühlt sich „offiziell“ für interne Kommunikation zuständig – oder zu viele reden mit.

Widersprüchliche Botschaften aus der Führung: Unterschiedliche Führungskräfte sagen Unterschiedliches – und untergraben damit Vertrauen.

Keine Erfolgskontrolle: Es wird viel kommuniziert, aber kaum gemessen, ob Informationen ankommen (z. B. durch kurze Pulsbefragungen oder Feedbackschleifen).

Interne Kommunikation ist Führungsaufgabe – und gestaltbar

Effektive interne Kommunikation ist klar, regelmäßig, dialogorientiert und zielgruppenspezifisch. Sie stärkt Zusammenarbeit, Vertrauen und Motivation – und spart am Ende Zeit und Kosten.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre interne Kommunikation noch nicht dort ist, wo sie sein sollte, begleiten wir Sie gerne – von der Analyse über die Strategie bis zur Umsetzung im Alltag.

👉 Kontakt: office@rim-management.at