PMP, IPMA, PRINCE2, Scrum oder SAFe? Wer sich im Projektmanagement zertifizieren lassen möchte, steht schnell vor einer Vielzahl von Möglichkeiten. Doch welche Zertifizierung bringt tatsächlich etwas und welche passt zu welchem Profil?

Eine Zertifizierung alleine macht noch keinen guten Projektmanager aus. Erfahrung, Führungskompetenz, Kommunikation und der Umgang mit schwierigen Projektsituationen bleiben entscheidend. Trotzdem können Zertifikate helfen, Wissen und Erfahrung sichtbar zu machen – besonders bei Bewerbungen, Ausschreibungen und externen Projektmandaten.

Die wichtigsten Zertifizierungen im Überblick:

PMP: der internationale Allrounder

Der Project Management Professional (PMP) des Project Management Institute zählt zu den international bekanntesten PM-Zertifizierungen.PMP deckt heute klassische, agile und hybride Vorgehensweisen ab. Neben Planung und Steuerung spielen Leadership, Stakeholdermanagement und der geschäftliche Nutzen eines Projekts eine wichtige Rolle. Besonders interessant ist PMP für erfahrene Projektmanager, die international arbeiten oder in Konzernen und großen Organisationen tätig sind.

IPMA: Erfahrung und Kompetenz im Mittelpunkt

Bei IPMA (International Project Management Association) steht nicht nur Methodenwissen im Fokus, sondern auch die tatsächliche Projektmanagement-Kompetenz. Das Modell reicht von Level D für Einsteiger bis Level A für sehr erfahrene Projekt- und Programmdirektoren. Für erfahrene Projektmanager sind insbesondere Level C und B interessant.

IPMA berücksichtigt neben Methoden auch Leadership, soziale Kompetenzen und Projekterfahrung. Gerade in Österreich und im deutschsprachigen Raum ist die Zertifizierung stark etabliert.

PRINCE2: klare Prozesse und Governance

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist vor allem eine strukturierte Projektmanagementmethode. Im Mittelpunkt stehen klare Rollen, ein laufend überprüfter Business Case, definierte Projektphasen sowie Steuerungs- und Eskalationsmechanismen. Die Zertifizierung eignet sich besonders für Organisationen, die stark prozessorientiert arbeiten.

Scrum für agile Teams

Zu den bekanntesten Scrum-Zertifizierungen zählen Professional Scrum Master (PSM) und Certified Scrum Master (CSM). Sie konzentrieren sich auf die Arbeit in agilen Teams, die Rolle des Scrum Masters, Selbstorganisation, Facilitation und kontinuierliche Verbesserung.
Für klassische Projektmanager sind Scrum-Zertifizierungen vor allem eine sinnvolle Ergänzung. Sie ersetzen jedoch keine umfassende Projektmanagementqualifikation.

SAFe: Agilität im großen Maßstab

SAFe (Scaled Agile Framework) richtet sich an große Organisationen, in denen viele agile Teams miteinander koordiniert werden müssen. Dazu gehören Themen wie Agile Release Trains, PI Planning oder Lean Portfolio Management. SAFe ist besonders in großen IT-Organisationen, Banken, Versicherungen und Konzernen relevant – allerdings vor allem dort, wo tatsächlich nach SAFe gearbeitet wird.

Zertifikat ist nicht gleich Qualifikation: Was für Unternehmen wirklich zählt

Wirft man einen Blick auf Stellenanzeigen, fällt auf: Bei klassischen und hybriden Projektmanagementrollen werden häufig Zertifizierungen wie PMP, IPMA oder PRINCE2 genannt. Bei agilen Rollen stehen dagegen eher PSM, CSM oder SAFe im Vordergrund.

Noch wichtiger als das Zertifikat bleiben jedoch meist:

• Projekterfahrung
• Stakeholdermanagement
• Führung und Kommunikation
• Budget- und Terminverantwortung
• Konflikt- und Risikomanagement

Das Zertifikat schafft Vertrauen, überzeugen muss allerdings die Projekterfahrung.

Welche Zertifizierung passt zu wem?

Für den internationalen Einsatz empfiehlt sich PMP. Für die Dokumentation von Erfahrung und Seniorität sind IPMA Level C oder B relevant. Wer in stark strukturierten Organisationen arbeitet, findet mit PRINCE2 einen passenden Ansatz. Für Scrum Master sind PSM oder CSM geeignete Zertifizierungen. Und wer in einer großen agilen Organisation arbeitet, kann mit SAFe punkten.

Projektmanagement-Zertifizierungen können Wissen strukturieren, Erfahrung sichtbar machen und bei Bewerbungen oder Ausschreibungen einen Vorteil bringen. Sie sind jedoch kein Selbstzweck. Projekte werden nicht durch Zertifikate erfolgreich, sondern durch Menschen, die Orientierung geben, Entscheidungen treffen und auch in schwierigen Situationen den Überblick behalten.

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KISS ist nicht nur eine erfolgreiche Rockband aus New York, sondern auch eines der überzeugendsten Konzepte im Projektmanagement. Es besagt, dass Methoden, Prozesse und Werkzeuge so einfach wie möglich und nur so komplex wie irgendwie nötig gestaltet werden sollen. Weniger ist mehr. Das gilt auch für die Standard-Tools Jira, Confluence und Microsoft Project, die häufig überdimensioniert sind und über wenig Anschlussfähigkeit verfügen. Dieser Beitrag gibt ein paar Tipps für praktikable und einfache Alternativen.

Warum ein überdimensioniertes System einsetzen, wenn ein einfaches Kanban-Board genügt? Jira für das Workflowmanagement, Confluence für die Dokumentation und MS Project für die Projektplanung: In vielen Unternehmen gehören diese umfangreichen Tools zum Standardrepertoire. Doch oft braucht es deren Funktionsumfang gar nicht und deutlich schlankere Lösungen erfüllen denselben Zweck.  

Und nicht nur das. Sie machen die Zusammenarbeit sogar einfacher, weil die genannten Tools im Management und in Fachbereichen häufig nicht „anschlussfähig“ sind. Das heißt, sie werden dort nur ungern verwendet, weil man die Workflows und die Tücken nicht kennt und sich auch nicht damit auseinandersetzen möchte. Fehler und Bearbeitungslücken sind vorprogrammiert. Wer in einem Steering Board den Projektfortschritt mittels Jira dokumentieren möchte, wird in den allermeisten Fällen scheitern.

Darüber hinaus erzeugt die Wartung zu umfangreicher Tools im Projekt unnötigen Aufwand. Statt Komplexität zu reduzieren, wird sie zusätzlich erhöht. Mitarbeitende müssen sich in Systeme einarbeiten, Workflows konfigurieren, Berechtigungen verwalten und Funktionen verstehen, die sie im Arbeitsalltag vielleicht nie benötigen.

Deshalb lohnt es sich, vor der Entscheidung für ein Tool eine sehr einfache Frage zu stellen: Was müssen wir damit wirklich können? Sehr häufig sind die im Folgenden aufgelisteten Alternativen die bessere Wahl:

Workflowmanagement: Wie viel Komplexität braucht das Projekt?

Jira ist ein Tool mit sehr vielen Funktionen: Backlogs, Epics, Stories, Tasks, Subtasks, Abhängigkeiten, Sprints, Workflows, Reports. All das und noch viel mehr lässt sich damit abbilden. In komplexen Entwicklungsprojekten kann genau das erforderlich sein. In vielen anderen Projekten reduziert sich die eigentliche Anforderung an das Workflowmanagement jedoch auf wenige Fragen:
– Was ist zu tun?
– Wer kümmert sich darum?
– Wo steht die Aufgabe gerade? Und was kommt als Nächstes?

Dafür braucht es nicht zwingend den Komplexitätsgrad von Jira. Padlet bildet beispielsweise ziemlich genau das ab, was früher ein physisches Kanban-Board mit Post-its geleistet hat. Aufgaben werden auf Karten geschrieben, Verantwortlichen zugeordnet und je nach Bearbeitungsstand von einer Spalte in die nächste verschoben. Das Prinzip ist sowohl intuitiv als auch leicht verständlich.

Trello verfolgt denselben visuellen Ansatz, bietet aber bereits mehr Möglichkeiten zur Strukturierung und Organisation von Aufgaben. Und wer ohnehin in der Microsoft-Welt unterwegs ist, findet mit Microsoft Planner eine weitere Alternative. Aufgaben können erstellt, zugewiesen, terminiert und innerhalb des Teams verfolgt werden, ohne dafür eine zusätzliche komplexe Projektumgebung aufzubauen.

Es lohnt sich, genau zu hinterfragen, welcher Funktionsumfang bei der Aufgabenverwaltung wirklich notwendig ist. Padlet, Trello und Planner können natürlich weniger als Jira, aber wenn diese geringeren und einfacheren Funktionen ausreichen, dann wird das „Weniger“ zum großen Vorteil.

Dokumentation: Muss es wirklich Confluence sein?

Das gängige Tool Confluence ist ein leistungsfähiges Wiki- und Dokumentationssystem und gerade in größeren Projektumgebungen eine etablierte Lösung. Doch braucht es das auch? Besprechungsergebnisse sollen festgehalten werden. Entscheidungen müssen später nachvollziehbar sein. Konzepte, Informationen, Dokumentationen sollen zentral verfügbar sein. Mehrere Personen müssen gemeinsam an Inhalten arbeiten können.

Das schafft auch Microsoft Loop, das das gemeinsame Erstellen und Bearbeiten von Projektinhalten ermöglicht und sich unmittelbar in die Microsoft-365-Welt einfügt. Sind Teams, Outlook und die übrigen Anwendungen ohnehin bereits in Verwendung, ist die Einstiegshürde entsprechend niedrig.

Notion bietet ebenfalls einen einfachen Einstieg, geht funktional aber weiter. Projektseiten, Besprechungsnotizen, Wissenssammlungen, Datenbanken und Aufgaben lassen sich miteinander verbinden und zu einer gemeinsamen Projektumgebung ausbauen.

Natürlich gibt es Dokumentationsanforderungen, für die Confluence die bessere Lösung ist. Wichtig ist:Der konkrete Bedarf sollte das Tool bestimmen, nicht umgekehrt. Ein starkes Argument gegen Confluence ist das eigenartige Verhalten bei Copy-&-Paste-Vorgängen. Üblicherweise stellt man die Doku aus bereits vorhandenen Unterlagen zusammen. Versucht man diese in Confluence zu kopieren, entwickelt das Tool häufig ein „Eigenleben“ und kopiert mal doppelt, mal gar nicht und mal selektiv.

Wie viel MS Project braucht die Projektplanung?

Wer einen komplexen Projektplan mit zahlreichen Vorgängen, Abhängigkeiten, Ressourcen und kritischen Pfaden steuern muss, findet im Microsoft-Tool MS Project ein professionelles Planungswerkzeug. In vielen Projekten sieht die tatsächliche Anforderung aber wesentlich überschaubarer aus. Es gibt einige Projektphasen, zentrale Arbeitspakete, Meilensteine und einen Zieltermin. Vor allem im Projekt-Steering geht es meist darum, auf einen Blick zu erkennen, wo das Projekt steht, welche Meilensteine erreicht wurden und wo sich Verzögerungen abzeichnen.

Für solche Anforderungen kann beispielsweise Office Timeline vollkommen ausreichen. Projektphasen, Termine und Meilensteine lassen sich übersichtlich in GANTT-Form visualisieren und unmittelbar in PowerPoint für Projektmeetings oder Management-Steerings verwenden. Gleichzeitig kann man damit einen mehrstufigen Ansatz fahren, indem man etwa den großen „Epic“-Überblick mit Detailplanungen zu den einzelnen Stories oder Arbeitspaketen verknüpft.

Das KISS-Prinzip kann das Projektleben nachhaltig vereinfachen und übersichtlicher gestalten. Daher ist man gut beraten, das einfachste Tool zu verwenden, das die gestellte Aufgabe zuverlässig erfüllt.

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