KISS ist nicht nur eine erfolgreiche Rockband aus New York, sondern auch eines der überzeugendsten Konzepte im Projektmanagement. Es besagt, dass Methoden, Prozesse und Werkzeuge so einfach wie möglich und nur so komplex wie irgendwie nötig gestaltet werden sollen. Weniger ist mehr. Das gilt auch für die Standard-Tools Jira, Confluence und Microsoft Project, die häufig überdimensioniert sind und über wenig Anschlussfähigkeit verfügen. Dieser Beitrag gibt ein paar Tipps für praktikable und einfache Alternativen.

Warum ein überdimensioniertes System einsetzen, wenn ein einfaches Kanban-Board genügt? Jira für das Workflowmanagement, Confluence für die Dokumentation und MS Project für die Projektplanung: In vielen Unternehmen gehören diese umfangreichen Tools zum Standardrepertoire. Doch oft braucht es deren Funktionsumfang gar nicht und deutlich schlankere Lösungen erfüllen denselben Zweck.  

Und nicht nur das. Sie machen die Zusammenarbeit sogar einfacher, weil die genannten Tools im Management und in Fachbereichen häufig nicht „anschlussfähig“ sind. Das heißt, sie werden dort nur ungern verwendet, weil man die Workflows und die Tücken nicht kennt und sich auch nicht damit auseinandersetzen möchte. Fehler und Bearbeitungslücken sind vorprogrammiert. Wer in einem Steering Board den Projektfortschritt mittels Jira dokumentieren möchte, wird in den allermeisten Fällen scheitern.

Darüber hinaus erzeugt die Wartung zu umfangreicher Tools im Projekt unnötigen Aufwand. Statt Komplexität zu reduzieren, wird sie zusätzlich erhöht. Mitarbeitende müssen sich in Systeme einarbeiten, Workflows konfigurieren, Berechtigungen verwalten und Funktionen verstehen, die sie im Arbeitsalltag vielleicht nie benötigen.

Deshalb lohnt es sich, vor der Entscheidung für ein Tool eine sehr einfache Frage zu stellen: Was müssen wir damit wirklich können? Sehr häufig sind die im Folgenden aufgelisteten Alternativen die bessere Wahl:

Workflowmanagement: Wie viel Komplexität braucht das Projekt?

Jira ist ein Tool mit sehr vielen Funktionen: Backlogs, Epics, Stories, Tasks, Subtasks, Abhängigkeiten, Sprints, Workflows, Reports. All das und noch viel mehr lässt sich damit abbilden. In komplexen Entwicklungsprojekten kann genau das erforderlich sein. In vielen anderen Projekten reduziert sich die eigentliche Anforderung an das Workflowmanagement jedoch auf wenige Fragen:
– Was ist zu tun?
– Wer kümmert sich darum?
– Wo steht die Aufgabe gerade? Und was kommt als Nächstes?

Dafür braucht es nicht zwingend den Komplexitätsgrad von Jira. Padlet bildet beispielsweise ziemlich genau das ab, was früher ein physisches Kanban-Board mit Post-its geleistet hat. Aufgaben werden auf Karten geschrieben, Verantwortlichen zugeordnet und je nach Bearbeitungsstand von einer Spalte in die nächste verschoben. Das Prinzip ist sowohl intuitiv als auch leicht verständlich.

Trello verfolgt denselben visuellen Ansatz, bietet aber bereits mehr Möglichkeiten zur Strukturierung und Organisation von Aufgaben. Und wer ohnehin in der Microsoft-Welt unterwegs ist, findet mit Microsoft Planner eine weitere Alternative. Aufgaben können erstellt, zugewiesen, terminiert und innerhalb des Teams verfolgt werden, ohne dafür eine zusätzliche komplexe Projektumgebung aufzubauen.

Es lohnt sich, genau zu hinterfragen, welcher Funktionsumfang bei der Aufgabenverwaltung wirklich notwendig ist. Padlet, Trello und Planner können natürlich weniger als Jira, aber wenn diese geringeren und einfacheren Funktionen ausreichen, dann wird das „Weniger“ zum großen Vorteil.

Dokumentation: Muss es wirklich Confluence sein?

Das gängige Tool Confluence ist ein leistungsfähiges Wiki- und Dokumentationssystem und gerade in größeren Projektumgebungen eine etablierte Lösung. Doch braucht es das auch? Besprechungsergebnisse sollen festgehalten werden. Entscheidungen müssen später nachvollziehbar sein. Konzepte, Informationen, Dokumentationen sollen zentral verfügbar sein. Mehrere Personen müssen gemeinsam an Inhalten arbeiten können.

Das schafft auch Microsoft Loop, das das gemeinsame Erstellen und Bearbeiten von Projektinhalten ermöglicht und sich unmittelbar in die Microsoft-365-Welt einfügt. Sind Teams, Outlook und die übrigen Anwendungen ohnehin bereits in Verwendung, ist die Einstiegshürde entsprechend niedrig.

Notion bietet ebenfalls einen einfachen Einstieg, geht funktional aber weiter. Projektseiten, Besprechungsnotizen, Wissenssammlungen, Datenbanken und Aufgaben lassen sich miteinander verbinden und zu einer gemeinsamen Projektumgebung ausbauen.

Natürlich gibt es Dokumentationsanforderungen, für die Confluence die bessere Lösung ist. Wichtig ist:Der konkrete Bedarf sollte das Tool bestimmen, nicht umgekehrt. Ein starkes Argument gegen Confluence ist das eigenartige Verhalten bei Copy-&-Paste-Vorgängen. Üblicherweise stellt man die Doku aus bereits vorhandenen Unterlagen zusammen. Versucht man diese in Confluence zu kopieren, entwickelt das Tool häufig ein „Eigenleben“ und kopiert mal doppelt, mal gar nicht und mal selektiv.

Wie viel MS Project braucht die Projektplanung?

Wer einen komplexen Projektplan mit zahlreichen Vorgängen, Abhängigkeiten, Ressourcen und kritischen Pfaden steuern muss, findet im Microsoft-Tool MS Project ein professionelles Planungswerkzeug. In vielen Projekten sieht die tatsächliche Anforderung aber wesentlich überschaubarer aus. Es gibt einige Projektphasen, zentrale Arbeitspakete, Meilensteine und einen Zieltermin. Vor allem im Projekt-Steering geht es meist darum, auf einen Blick zu erkennen, wo das Projekt steht, welche Meilensteine erreicht wurden und wo sich Verzögerungen abzeichnen.

Für solche Anforderungen kann beispielsweise Office Timeline vollkommen ausreichen. Projektphasen, Termine und Meilensteine lassen sich übersichtlich in GANTT-Form visualisieren und unmittelbar in PowerPoint für Projektmeetings oder Management-Steerings verwenden. Gleichzeitig kann man damit einen mehrstufigen Ansatz fahren, indem man etwa den großen „Epic“-Überblick mit Detailplanungen zu den einzelnen Stories oder Arbeitspaketen verknüpft.

Das KISS-Prinzip kann das Projektleben nachhaltig vereinfachen und übersichtlicher gestalten. Daher ist man gut beraten, das einfachste Tool zu verwenden, das die gestellte Aufgabe zuverlässig erfüllt.

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Der Beitrag Weniger ist mehr: Warum schlanke Projekt-Tools oft die bessere Wahl sind erschien zuerst auf RIM Management KG.

29.4.2026

Eines der agilen Prinzipien lautet: „Einfachheit ist essenziell.“ Ich schätze diesen Ansatz sehr, weil er sicherstellt, dass man vor lauter Komplexität – seien es Tools, Prozesse oder Bürokratie – das eigentliche Ziel nicht aus den Augen verliert.

Ich weiß, dass ich mit dieser Aussage einige vor den Kopf stoßen werde. Aber meiner Ansicht nach steht Jira als das Standard-Tool der agilen Produktentwicklung im Widerspruch zu diesem Einfachheitsprinzip. Jira kann enorm viel: Workflows definieren, Abhängigkeiten aufzeigen, Tasks zu Stories hinzufügen, Stories zu Epics bündeln, Sprints starten, Reports erstellen und vieles mehr.

Gleichzeitig schreckt Jira viele Nutzer ab. Es ist kein Tool, das man einfach intuitiv verwendet. Man muss sich damit beschäftigen, Schulungen besuchen, oft sogar Kurse absolvieren. In der Praxis kann Jira deutlich mehr, als tatsächlich benötigt wird. Es bringt damit auch eine gewisse Komplexität und „Ballast“ mit sich und ist nicht für alle Zielgruppen gleichermaßen geeignet. Gerade Kolleg*innen aus Non-IT-Bereichen haben häufig wenig Motivation, sich intensiv mit Jira auseinanderzusetzen.

Spätestens mit der Corona-Pandemie und der damit verbundenen explosionsartigen Zunahme von Online-Meetings hat Jira vielerorts die klassischen Scrum- oder Kanban-Boards ersetzt. Viele erinnern sich vermutlich noch an die großformatigen Plakate, auf denen Teams ihre Arbeit mit Post-its organisiert haben.

Im Kern waren diese Boards eine perfekte Umsetzung des Prinzips „Einfachheit ist essenziell“: Ein farbiges Stück Papier mit einer kurzen Aufgabenbeschreibung, einem groben Aufwand und einem Namen, platziert in der passenden Spalte (Backlog, Analyse, Development, Test, Deployment, Done). Mehr braucht es nicht, um im täglichen Stand-up den Fortschritt zu besprechen oder im Planning die Arbeit für den nächsten Sprint zu strukturieren.

In meinen Projekten setze ich daher – sofern es sinnvoll ist und sich ein „Jira-Over-Engineering“ vermeiden lässt – bewusst auf einfachere Tools, etwa Padlet. Ein Board pro Sprint ist in wenigen Minuten angelegt, kann unkompliziert geteilt werden und funktioniert ohne komplexe Berechtigungsstrukturen. Jeder kann sein „digitales Post-it“ erstellen, erläutern, verschieben oder weitergeben.

Diese Form der Visualisierung ist zudem problemlos bis ins Management-Steering anschlussfähig.

Einfach, klar, wirksam. Wenn 80 % des Aufwands ausreichen, um 100 % der Aufgabe zu erfüllen, sollte man keinen unnötigen Mehraufwand betreiben. Oder, wie man im Pferdesport sagt: „Ein gutes Pferd springt nicht höher, als es muss.“

Mario Offenhuber, Geschäftsführer RIM Management

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Bild: KI-generiert

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